La redazione di un organigramma, un funzionigramma e soprattutto di un mansionario aziendale può apparire onerosa e non indispensabile in una piccola organizzazione, dove “tutti si conoscono” e “tutti sanno chi fa cosa”.

Ma è davvero così? Quanti ritardi, inefficienze e occasioni di conflitto si nascondono dietro a ruoli descritti solo verbalmente, spesso in modo vago o mutevole? E a quali rischi si espone l’azienda?

1.  Ruoli "interpretabili"

Senza un elenco e una descrizione formalizzata dei ruoli presenti in azienda, mansioni, responsabilità, riporti e coordinamenti rischiano di diventare vaghi e "interpretabili". Non è possibile dimostrare, ad es. che determinate attività competono o meno a un certo ruolo, o delimitarne il perimetro.

Questo può creare confusione, errori e ritardi nell’esecuzione delle attività. Può anche generare incomprensioni o attriti fra colleghi, che ritengono di dovere - o non dovere – svolgere determinati compiti, a seconda di come interpretino contenuti e responsabilità del loro ruolo. 

Allo stesso modo, posso crearsi problemi nel rapporto fra i collaboratori ed i loro capi, che non sanno con certezza se sia legittimo o meno assegnare certe attività a questo o a quel collaboratore, in base ai loro ruoli.

2.  Attività duplicate o non assegnate

Si rischia inoltre la duplicazione di alcune attività, che, in assenza di job description dettagliate, potrebbero essere inutilmente ripetute da più collaboratori in ruoli diversi. 

Oppure, al contrario, alcuni compiti potrebbero non essere attribuiti formalmente, rimanendo “orfani” di un ruolo che ne risponda.

3.  Il "lavoro del sig. Rossi"

Soprattutto in piccole organizzazioni, si potrebbero poi creare degli pseudo-ruoli non replicabili, legati alle competenze ed abitudini lavorative del singolo collaboratore. 

Sono i casi in cui le mansioni affidate non corrispondono a un ruolo relativamente standard, e quindi reperibile sul mercato, ma diventano “il lavoro del sig. Rossi”, che prevede l’esecuzione di attività disomogenee, e talvolta disparate, che in nessun altro contesto si ritroverebbero riunite in un unico ruolo.

Se risultasse necessario, sarebbe molto difficile portare a livelli superiori le competenze e le performances del sig. Rossi, per ovvi motivi di tempo e di specializzazione. E con chi potremmo sostituirlo, in caso di dimissioni?

4.  Difficoltà nei contenziosi

Ultimo ma non ultimo, l’azienda rimane esposta a rischi in caso di contenziosi riguardanti le mansioni del dipendente. 

Pensiamo, ad es., al licenziamento per mancato superamento del periodo di prova, legittimo quando il lavoratore si è dimostrato inadeguato a svolgere le mansioni per cui è stato assunto. Oppure, a possibili contenziosi per demansionamento, o a richieste di un dipendente di riconoscergli livelli o qualifiche superiori, in base alle mansioni affidate. 

Come sostenere la correttezza delle scelte aziendali, se queste mansioni non sono definite in alcun documento? 

In questi casi, è ben difficile che le declaratorie dei contratti collettivi risultino sufficienti...

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L’analisi dei ruoli, inoltre, può offrire l’occasione di ripartirne i compiti in modo più razionale, o di ottimizzare alcuni processi, creando efficienza, chiarezza su mansioni e responsabilità affidate e maggiore velocità e qualità di esecuzione.

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